Kultursekretariat NRW

Prozessoptimierung beim digitalen Antragsmanagement.

Kultursekretariat NRW

Das Kultursekretariat NRW Gütersloh setzt sich für Kreativität, Vielseitigkeit und künstlerische Qualität in ganz Nordrhein-Westfalen ein. Zusammen mit seinen Mitgliedsstädten organisiert das Sekretariat kulturelle Projekte, die es mit Landesmitteln fördert. Ziel ist eine noch intensivere Kooperation, um die kommunale Kulturarbeit zu optimieren.

Kunde
Kultursekretariat NRW

Projekt
Neukonzeption inkl. Prozessoptimierung

Leistungen
Konzeption, Prozessoptimierung, Screendesign, HTML, technische Umsetzung, Extension-Entwicklung, Digitales Antragssystem, Hosting

Technologien
PHP, MySQL, TYPO3 8.x, Vue.js

Website
www.kultursekretariat.de

Ausgangssituation

Der Online-Auftritt des Kultursekretariats Gütersloh war optisch nicht mehr ansprechend und entsprach aus technischer Sicht nicht den aktuellen Standards. Wichtige Informationen über einzelne Projekte waren für den Nutzer nicht auf den ersten Blick zu finden. Zur Zielgruppe gehören (potenzielle) Antragssteller, Mitgliedsstädte, Künstler, Institutionen und Interessenten. Es kamen daher mehrere Punkte zusammen: Altes Design, keine mobile Ausgabe, umständliche Pflege der Projekte, kompliziertes Antragssystem aus Benutzersicht, ein Formular für alle Anträge, langsames System zur Verwaltung der Projektanträge. Über einen Agentur-Pitch konnten wir den Auftraggeber von unseren Ideen überzeugen und haben den Auftrag zum Relaunch erhalten. 

Problemlösung

Über einen Workshop inkl. Wireframe-Erstellung wurden die Funktionen und Bereiche des neuen Auftritts erarbeitet und unserem Design-Team übergeben. Heraus kam ein modernes responsives Design mit einer klaren Benutzerführung.

Technisch wurden für Projekte neue Datenbankstrukturen erstellt, so dass man später ohne weitere Arbeiten aus einem Projektvorschlag ein Projekt für die Website erstellen kann. Der Antragsteller erhält pro Projekt ein individuelles Formular, so dass der Benutzer besser durch das Antragssystem geleitet wird.

Die Verwaltung der Projektanträge wurde neu konzeptioniert und aus technischer Sicht die Ladezeit von Projektlisten optimiert. Durch ein Ampelsystem und verschiedene Antragsschritte ist der Benutzer und der Sachbearbeiter stets über den aktuellen Stand der Bearbeitung informiert. Die Anträge werden auf ein digitales Briefpapier geschrieben, so dass der Benutzer die Bescheide aus dem System im aktuellen Corporate Design im PDF-Format erhält.

Alle Datenbank und Textelement können über das TYPO3 Backoffice vom Auftraggeber selbständig geändert werden. Dazu hat unternehmen.online ein Vorlagen-System mit Platzhaltern ähnlich einer Serienbrieffunktion erstellt, so dass Änderungen im Antragssystem vom Auftraggeber durchgeführt werden können. Die Prozessabfolge eines Projektantrags ist ebenfalls über TYPO3 änderbar. 

Technische Informationen

Beim Kultursekretariat gibt es 7 Sparten und 34 dazugehörende Förderreihen wie zum Beispiel „Kabarett/Satire“ oder „Landesorchester und -chöre“.

Prozessoptimierung durch Abbildung einer Matrix für die Formularfelder beim Antragssystem:
Das Formular wird dynamisch für jede Förderreihe zusammengestellt. Im Vergleich zum alten System, in dem der Antragssteller selbst wissen musste, welche Felder ausgefüllt werden müssen und welche leergelassen werden konnten.

Abbildung der Matrix

In einer JSON-Datei wurde die Matrix zu den einzelnen Förderreihen und den dazugehörigen Feldern definiert. Diese JSON-Datei wird dann beim Aufruf eines Formulars mithilfe einer TYPO3-Extension ausgelesen und die Formulardefinitionen an den Client in Vue.js übergeben.

In Vue.js werden die Daten verarbeitet und die Validierung der einzelnen Felder bestimmt. Das mehrstufige Formular wird anschließend aufgebaut.

Beim Absenden des Formulars werden die Felder erneut, entsprechend der definierten Matrix, serverseitig validiert und bei Erfolg der Projektantrag als digitales Dokument generiert. 

Features

  • Responsive Design
  • Suchmaschinenoptimierung zur besseren Auffindbarkeit der Inhalte
  • Klare Navigationsstruktur und Benutzerführung
  • Intuitiv bedienbares, performantes System zur Antragsstellung bzw. zur Antragsbearbeitung
  • Austauschmöglichkeit für Mitglieder
  • Einreichung von Projektvorschlägen und Bewertung durch die Mitglieder in einem Forum
  • Leichte Pflege der Projekte und Darstellung über Projektkategorien
  • Einfache Lösung für die Dokumentenbereitstellung seitens des Kultursekretariats und der Nutzer (HTML to PDF auf einem digitalen Briefpapier)
  • Downloadcenter für wichtige Dokumente
  • Medienbestellung für Projektmaterialien  

Kontakt

Möchten Sie mehr über uns erfahren oder haben Sie eine konkrete Anfrage? Dann freuen wir uns auf Ihre Nachricht.

Ralf Thietz

Ralf Thietz

Geschäftsführer

+49.231.477 379-112